Als Assistenz jonglierst du täglich mit Mails, Terminen und spontanen Chef-Aufgaben. Schnell entsteht das Gefühl: nur noch Feuerlöschen.
Die gute Nachricht: Mit klarer Priorisierung steuerst du, was zuerst erledigt wird – und schaffst mehr Klarheit für dich und deinen Chef.
Was du aus diesem Artikel mitnimmst
Klare Kriterien statt Bauchgefühl
Abgleich mit dem Chef
Tages- & Wochenplanung mit Puffern
1) Klare Kriterien statt Bauchgefühl
Warum das hilft: Ohne Kriterien priorisieren wir nach Stimmung. Mit festen Regeln entscheidest du schnell und objektiv.
So definierst du Kriterien
Beitrag zum Ergebnis: hoch / mittel / gering
Chef-Relevanz: direkt / indirekt
Dringlichkeit: heute / diese Woche / später
Risiko/Auswirkung bei Verzug: hoch / mittel / gering
Mini-Routine
Neue Tasks kurz bewerten (4 Häkchen genügen).
A-Themen markieren, sofort einplanen.
C-Themen bündeln oder delegieren.
2) Abgleich mit dem Chef – Erwartungen klären
Problem: Stress entsteht oft, weil „wichtig“ unterschiedlich verstanden wird.
Weekly/Daily Check-in (5 Minuten)
Top 3 für diese Woche/den Tag vorlegen.
Rückfragen: „Was hat Vorrang? Was kann warten?“
Entscheidungen notieren (kurz im Protokoll/E-Mail).
Ergebnis
Weniger Missverständnisse, klare Reihenfolge, weniger Doppelarbeit.
3) Tages- & Wochenplanung mit realistischen Puffern
Prinzip: Struktur bringt Ruhe. Plane aktiv – nicht reaktiv.
So geht’s
Fokusblöcke fix eintragen (z. B. Vormittag Chef-Themen).
Puffer einplanen (20–40 % der Zeit frei lassen).
Nur 60–70 % fest verplanen, Rest bleibt Reserve.
Ad-hoc kommt rein? → In den nächsten freien Block schieben.
Bonus
Kalender ist sichtbare Steuerzentrale – auch für den Chef.
Fazit
Mit klaren Kriterien, Chef-Abgleich und realistischer Wochenplanung priorisierst du souverän – und arbeitest ruhiger, fokussierter, wirksamer.
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