Lesen, als gelesen markieren, in den richtigen Ordner verschieben – diese drei Handgriffe wiederholen sich in einem gut gefüllten Posteingang viele Male am Tag. Jeder einzelne Klick ist klein, in der Summe kosten sie spürbar Zeit und reißen immer wieder aus dem Arbeitsfluss. Mit einem Outlook-QuickStep lässt sich genau dieser Ablauf auf einen einzigen Klick verkürzen.
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Das Problem: dieselben Handgriffe, jeden Tag
Wer in einer Assistenz- oder Office-Management-Position arbeitet, kennt das: Eine Mail der Führungskraft kommt an, wird gelesen, als gelesen markiert und in den passenden Ablageordner verschoben. Für sich genommen dauert das wenige Sekunden. Bei zwanzig oder dreißig solcher Mails am Tag wird daraus jedoch ein spürbarer Zeitblock – für eine Aufgabe, die eigentlich automatisierbar ist.
Was ein QuickStep ist – und was er bewirkt
Ein QuickStep ist eine im klassischen Outlook fest eingebaute Funktion, mit der sich mehrere Aktionen zu einem einzigen Klick bündeln lassen. Statt eine Mail einzeln zu lesen, als gelesen zu markieren und manuell zu verschieben, führt ein selbst eingerichteter QuickStep diese Schritte gebündelt aus. Der Effekt: Aus drei Klicks wird einer – bei jeder einzelnen Mail, die diesen Ablauf durchläuft.
So richten Sie Ihren ersten QuickStep ein
Der Weg dorthin führt über das Menüband: Register „Start" und dort der Bereich „QuickSteps". Über „Neu erstellen" legen Sie einen neuen QuickStep an, geben ihm einen klaren Namen – etwa „Chef" – und kombinieren die gewünschten Aktionen, zum Beispiel „Als gelesen markieren" und „In Ordner verschieben" mit dem passenden Zielordner. Optional lässt sich zusätzlich eine Tastenkombination hinterlegen. Ein Klick auf „Fertig stellen", und der QuickStep steht ab sofort im Menüband bereit.
Wer den eigenen Posteingang grundsätzlich neu ordnen möchte, findet dafür im Beitrag Outlook-Posteingang organisieren die passende Grundlage.
Weitere Einsatzmöglichkeiten für QuickSteps
Der beschriebene Ablauf ist nur ein Beispiel. Ebenso lässt sich ein QuickStep dafür einrichten, eine Mail mit einem Klick an das eigene Team weiterzuleiten, aus einer Mail direkt eine Besprechung zu erstellen oder eine Nachricht an die Führungskraft weiterzuleiten und gleichzeitig als erledigt zu markieren. Entscheidend ist, welche Handgriffe im eigenen Arbeitsalltag tatsächlich häufig wiederkehren.
Praxis-Tipp: wenige, aber wirklich genutzte QuickSteps
Aus der Praxis hat sich ein einfacher Grundsatz bewährt: kurze, eindeutige Namen vergeben – etwa „Chef" für die Ablage oder „An Team weiterleiten" – und lieber wenige QuickSteps anlegen, die auch tatsächlich regelmäßig genutzt werden, statt eine unübersichtliche Sammlung, die im Menüband kaum wiederzufinden ist.
Nächster Schritt
Das vollständige Tutorial zeigt den kompletten Einrichtungsweg Schritt für Schritt am Bildschirm, inklusive Praxisbeispiel und weiterer Anwendungsfälle. Als Ergänzung steht die kostenlose Arbeitshilfe „5 Outlook-Hacks für Assistenzen" zum Download bereit. Wer Outlook nicht nur in Einzelschritten, sondern systematisch für den eigenen Arbeitsalltag einrichten möchte, findet im 90-Minuten-Sprint das passende Angebot.