Fünf Personen sollen an einen Tisch, und Sie schreiben schon die dritte Mail, weil wieder jemand nicht kann. Der Terminplanungsassistent in Outlook nimmt Ihnen genau diese Abstimmung ab: Er legt die Kalender aller Eingeladenen übereinander und zeigt Ihnen die freien Zeiten auf einen Blick. In diesem Beitrag lesen Sie, wie das funktioniert und ab wann es sich lohnt.
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Warum die Terminsuche per Mail so viel Zeit frisst
Jede Abstimmungsmail erzeugt Antworten, und jede Antwort erzeugt neue Fragen. Bis alle geantwortet haben, hat sich der erste Vorschlag oft schon erledigt, weil jemand zwischenzeitlich etwas anderes eingetragen hat. Bei zwei Personen fällt das kaum ins Gewicht. Ab vier Personen wird daraus regelmäßig ein halber Vormittag, und am Ende steht ein Termin, mit dem niemand richtig glücklich ist.
Dabei liegen die Informationen, die Sie brauchen, längst vor: In den Kalendern Ihrer Kolleginnen und Kollegen steht bereits, wer wann belegt ist. Sie müssen nur alle gleichzeitig sehen können.
Was der Terminplanungsassistent in Outlook macht
Der Terminplanungsassistent legt die Kalender aller eingeladenen Personen übereinander auf eine gemeinsame Zeitleiste. Sie sehen nebeneinander, wer belegt ist, wer frei ist und wer außer Haus ist. Es geht dabei nicht darum, in fremde Termine hineinzusehen: Angezeigt wird lediglich der Status, nicht der Inhalt.
Aus dieser Übersicht schlägt Outlook Ihnen von sich aus einen Zeitraum vor, in dem wirklich alle können. Sie müssen also nicht einmal selbst suchen.
So gehen Sie vor
Legen Sie zuerst eine neue Besprechung an und tragen Sie alle Teilnehmenden ein, so wie Sie es ohnehin tun würden. Wechseln Sie danach auf die Ansicht Terminplanung. Dort erscheint die gemeinsame Zeitleiste mit allen Kalendern untereinander.
Jetzt klicken Sie einfach in die freie Lücke, die Ihnen passt. Beginn und Ende trägt Outlook automatisch in den Termin ein, Sie müssen nichts abtippen. Danach senden Sie die Einladung wie gewohnt.
Die Zeitleiste richtig lesen
Die farbigen Balken zeigen den Status jeder Person. Belegte Zeiten, Zeiten mit Vorbehalt und Abwesenheiten sind unterschiedlich gekennzeichnet, freie Zeiten bleiben leer. Wo bei allen Beteiligten gleichzeitig nichts steht, haben Sie Ihren Termin.
Ein Hinweis für die Praxis: Bei externen Teilnehmenden bleibt die Spalte häufig leer, weil deren Kalender nicht freigegeben ist. Verlassen Sie sich in diesem Fall nicht auf die Anzeige, sondern fragen Sie diese eine Person gezielt.
Ab wann sich der Blick lohnt
Meine Faustregel aus über 30 Jahren Büroalltag: Bis drei Personen genügt ein kurzer Blick in den Kalender. Ab vier Personen lohnt sich der Terminplanungsassistent jedes Mal, denn genau ab da beginnt das Hin und Her per Mail. Sie sparen sich damit im Schnitt drei Nachrichten pro Termin, und die eingeladenen Personen bekommen einen Vorschlag, der auf Anhieb passt.
Kurz gefasst
Der Terminplanungsassistent zeigt Ihnen die Kalender aller Eingeladenen auf einer Zeitleiste, schlägt einen passenden Zeitraum vor und trägt Beginn und Ende mit einem Klick ein. Ab vier Personen ersetzt er die Terminabstimmung per Mail vollständig. Damit ist der Termin gefunden. Dass er auch gut wird, entscheidet sich in der Vorbereitung.
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