Einen Termin vorbereiten heißt für viele: Datum und Uhrzeit in den Kalender, fertig. Doch genau da beginnt das Problem. Ein Termin, der vollständig aussieht, aber nicht vorbereitet ist, fällt am Ende auf Sie zurück – im Meeting fehlen das Ziel, die Unterlagen oder die richtigen Personen. Mit diesen sechs Punkten bereiten Sie jeden Termin so vor, dass er nicht nur im Kalender steht, sondern auch funktioniert.
1. Ziel & Ergebnis: Wofür ist der Termin überhaupt da?
Der erste und meistübersehene Punkt. Ohne klares Ziel wird aus jedem Meeting ein offenes Gespräch ohne Ergebnis. Fragen Sie sich – oder Ihre Chefin, Ihren Chef – vorher: Was soll am Ende dieses Termins feststehen? Halten Sie das Ziel in einem Satz fest und stellen Sie es an den Anfang der Einladung.
2. Agenda & Zeitrahmen
Eine Agenda mit realistischem Zeitrahmen sorgt dafür, dass der wichtigste Punkt nicht am Ende zur Zeitnot wird. Notieren Sie nicht nur, welche Themen dran sind, sondern auch, wie viel Zeit für was eingeplant ist – und in welcher Reihenfolge. Das Wichtigste gehört nach vorn.
3. Unterlagen & Entscheidungen
Sind alle Unterlagen vollständig da? Und sind die Stellen markiert, an denen tatsächlich eine Entscheidung fallen soll? Das erspart Ihrem Chef, mitten im Termin nach Zahlen oder Fakten suchen zu müssen. Legen Sie die Dokumente in der Reihenfolge der Agenda ab.
4. Teilnehmer & Briefing
Sind wirklich die richtigen Personen eingeladen – nicht zu viele, nicht die falschen? Und hat Ihr Chef vorab ein kurzes Briefing bekommen, worum es geht und was von ihm erwartet wird? Ein Satz pro Teilnehmer zur Rolle im Termin genügt oft schon.
5. Offene Punkte festhalten
Notieren Sie offene Punkte, die im Termin noch nicht geklärt werden können, bewusst mit – damit nichts stillschweigend untergeht, sondern sichtbar bleibt und einen klaren nächsten Schritt bekommt.
6. Nachbereitung & Follow-up
Der am häufigsten vergessene Punkt: Sind die nächsten Schritte nach dem Termin klar, und ist ein Follow-up eingeplant? Ein Termin ohne Nachbereitung verpufft – auch wenn er inhaltlich gut war. Halten Sie direkt im Anschluss Ergebnisse, Zuständigkeiten und Fristen fest.
Kurz zusammengefasst
Ziel, Agenda, Unterlagen, die richtigen Teilnehmer, offene Punkte und Nachbereitung – das braucht ein Termin wirklich. Wer diese sechs Punkte vorbereitet, schützt nicht nur den Ablauf, sondern auch das Vertrauen der Führungskraft in die eigene Arbeit.
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