Maria Möbs

Als Assistenz jonglierst du täglich mit Mails, Terminen und spontanen Chef-Aufgaben. Schnell entsteht das Gefühl: nur noch Feuerlöschen.

Die gute Nachricht: Mit klarer Priorisierung steuerst du, was zuerst erledigt wird – und schaffst mehr Klarheit für dich und deinen Chef.

Was du aus diesem Artikel mitnimmst

• Klare Kriterien statt Bauchgefühl

• Abgleich mit dem Chef

• Tages- & Wochenplanung mit Puffern

1) Klare Kriterien statt Bauchgefühl

Warum das hilft: Ohne Kriterien priorisieren wir nach Stimmung. Mit festen Regeln entscheidest du schnell und objektiv.

So definierst du Kriterien

• Beitrag zum Ergebnis: hoch / mittel / gering

• Chef-Relevanz: direkt / indirekt

• Dringlichkeit: heute / diese Woche / später

• Risiko/Auswirkung bei Verzug: hoch / mittel / gering

Mini-Routine

• Neue Tasks kurz bewerten (4 Häkchen genügen).

• A-Themen markieren, sofort einplanen.

• C-Themen bündeln oder delegieren.

2) Abgleich mit dem Chef – Erwartungen klären

Problem: Stress entsteht oft, weil „wichtig“ unterschiedlich verstanden wird.

Weekly/Daily Check-in (5 Minuten)

• Top 3 für diese Woche/den Tag vorlegen.

• Rückfragen: „Was hat Vorrang? Was kann warten?“

• Entscheidungen notieren (kurz im Protokoll/E-Mail).

Ergebnis

Weniger Missverständnisse, klare Reihenfolge, weniger Doppelarbeit.

3) Tages- & Wochenplanung mit realistischen Puffern

Prinzip: Struktur bringt Ruhe. Plane aktiv – nicht reaktiv.

So geht’s

• Fokusblöcke fix eintragen (z. B. Vormittag Chef-Themen).

• Puffer einplanen (20–40 % der Zeit frei lassen).

• Nur 60–70 % fest verplanen, Rest bleibt Reserve.

• Ad-hoc kommt rein? → In den nächsten freien Block schieben.

Bonus

Kalender ist sichtbare Steuerzentrale – auch für den Chef.

Fazit

Mit klaren Kriterien, Chef-Abgleich und realistischer Wochenplanung priorisierst du souverän – und arbeitest ruhiger, fokussierter, wirksamer.

E-Book sichern

📘 E-Book: 10 Priorisierungs-Hacks für Assistenzen – sofort umsetzbar, kompakt erklärt.