Maria Möbs

Ein Kollege in New York, eine Kundin in London, Ihr Chef in München: Sobald Sie dafür einen gemeinsamen Termin finden sollen, ist schnell die falsche Uhrzeit eingetragen. Wer Termine über Zeitzonen planen will, muss dafür nicht selbst rechnen. Outlook zeigt Ihnen eine zweite Zeitzone dauerhaft im Kalender, rechnet die Uhrzeit beim einzelnen Termin mit der passenden Zeitzone korrekt um, und auf Reisen ordnen Sie die angezeigten Zeitzonen passend an. In diesem Beitrag lesen Sie, wie Sie alle drei Funktionen einrichten.

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Termine über Zeitzonen planen: warum Kopfrechnen nicht reicht

Wer eine andere Zeitzone im Kopf umrechnet, verrechnet sich irgendwann um eine Stunde, und genau das kostet im Assistenzalltag Vertrauen. Outlook bietet dafür mehrere Zeitzonen-Funktionen: Zusätzliche Zeitzonen können dauerhaft im Kalender angezeigt und passend angeordnet werden. Beim einzelnen Termin lässt sich außerdem die passende Zeitzone verwenden. Je nach Outlook-Version unterscheiden sich die Wege zu diesen Einstellungen.

Zweite Zeitzone dauerhaft im Kalender einblenden

So richten Sie sie ein:

1. Öffnen Sie in Outlook die Kalenderoptionen.
2. Blenden Sie dort eine zweite, bei Bedarf sogar eine dritte Zeitzone ein und geben Sie ihr eine eigene Bezeichnung, zum Beispiel London oder New York.
3. In der Tagesansicht sehen Sie ab sofort beide Zeitleisten nebeneinander.

So sehen Sie auf einen Blick, ob eine Uhrzeit bei Ihnen auch für die andere Seite noch passt, ohne selbst umzurechnen.

Die passende Zeitzone beim Termin nutzen

1. Legen Sie einen neuen Termin an.
2. Wählen Sie beim Termin die Zeitzone, die am anderen Ort gilt.
3. Tragen Sie die Uhrzeit ein, die am anderen Ort gilt: Outlook rechnet sie automatisch in Ihren eigenen Kalender um.

Das ist besonders bei Flügen oder bei Terminen mit Personen in anderen Zeitzonen hilfreich: Sie tragen die Uhrzeit in der passenden Zeitzone ein und Outlook übernimmt die Umrechnung.

Auf Reisen: Zeitzonen passend anordnen

1. Ordnen Sie die angezeigten Zeitzonen in den Kalenderoptionen so an, dass die Zeit Ihres Reiseziels vorne steht.
2. So sehen Sie auf einen Blick, was Ihre Termine vor Ort bedeuten.
3. Nach der Reise stellen Sie die Reihenfolge wieder zurück.

So behalten Sie auch unterwegs den Überblick, ohne jeden Termin einzeln umzurechnen.

Fazit

Blenden Sie eine zweite Zeitzone dauerhaft im Kalender ein, nutzen Sie beim einzelnen Termin die passende Zeitzone, und ordnen Sie die angezeigten Zeitzonen auf Reisen passend an. So planen Sie Termine über Zeitzonen hinweg, ohne selbst umzurechnen.

Das passt dazu

Eine KI schlägt vor, den Termin Ihres Chefs zu verschieben. Dürfen Sie das einfach übernehmen, und was passiert, wenn der Vorschlag nicht zu Ihrer Situation passt? Genau diese Unsicherheit hält viele Assistenzen davon ab, KI im Kalender überhaupt einzusetzen. Die Antwort ist klar: KI darf vorschlagen, Sie entscheiden. In diesem Beitrag lesen Sie, was KI bei der Kalenderplanung übernehmen kann, wo die Kontrolle bei Ihnen bleiben muss und wie Sie die letzte Instanz bleiben.

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KI im Kalender: Was sie Ihnen wirklich abnehmen kann

KI ist gut in der Vorarbeit. Wenn Sie ihr im Rahmen der Vorgaben Ihres Unternehmens die nötigen Kalenderinformationen zur Verfügung stellen oder mit einem entsprechend angebundenen System arbeiten, kann sie:

• freie Zeitfenster vergleichen und mögliche Termine vorschlagen,
• Ihnen helfen, Optionen gegeneinander abzuwägen,
• den ersten Entwurf für eine Verschiebung oder Absage formulieren.

Bei all dem sparen Sie sich Vorarbeit, ohne dass schon irgendetwas entschieden wäre.

Wo die Kontrolle bei Ihnen bleiben muss

Genau da beginnt die Grenze. Ob ein Termin wirklich verschoben, abgesagt oder überhaupt angenommen wird, entscheidet nicht die KI. Was sie nicht zuverlässig einschätzen kann: die unausgesprochene Rangfolge zwischen zwei Terminen oder die Beziehung zu der Person, die eingeladen hat. Genau hier kommt Ihre Erfahrung ins Spiel.

Bei allem, was mit der Geschäftsführung, mit wichtigen Kundinnen und Kunden oder mit vertraulichen Themen zu tun hat, bleibt die letzte Entscheidung bei Ihnen. Die KI liefert höchstens den Vorschlag.

Die Faustregel: KI darf vorschlagen, Sie entscheiden

Aus meiner Erfahrung hilft dabei eine einfache Faustregel: KI darf vorschlagen, Sie entscheiden. Sobald ein Vorschlag ungeprüft zu einer echten Änderung im Kalender wird, haben Sie die Kontrolle bereits abgegeben. Und genau dort wird es teuer, wenn die KI eine Situation falsch einschätzt. Bleiben Sie deshalb bei allem, was tatsächlich im Kalender landet, die letzte Instanz.

Fazit

KI liefert Vorschläge und Vorarbeit. Rangfolge und Beziehungen kennen nur Sie, und die Entscheidung über den Kalender bleibt bei Ihnen. Wer so arbeitet, nutzt KI im Kalender als Entlastung und gibt die Kontrolle nicht ab.

Das passt dazu