KI plant den Kalender: Wer hat die Kontrolle?

Eine KI schlägt vor, den Termin Ihres Chefs zu verschieben. Dürfen Sie das einfach übernehmen, und was passiert, wenn der Vorschlag nicht zu Ihrer Situation passt? Genau diese Unsicherheit hält viele Assistenzen davon ab, KI im Kalender überhaupt einzusetzen. Die Antwort ist klar: KI darf vorschlagen, Sie entscheiden. In diesem Beitrag lesen Sie, was KI bei der Kalenderplanung übernehmen kann, wo die Kontrolle bei Ihnen bleiben muss und wie Sie die letzte Instanz bleiben.

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KI im Kalender: Was sie Ihnen wirklich abnehmen kann

KI ist gut in der Vorarbeit. Wenn Sie ihr im Rahmen der Vorgaben Ihres Unternehmens die nötigen Kalenderinformationen zur Verfügung stellen oder mit einem entsprechend angebundenen System arbeiten, kann sie:

• freie Zeitfenster vergleichen und mögliche Termine vorschlagen,
• Ihnen helfen, Optionen gegeneinander abzuwägen,
• den ersten Entwurf für eine Verschiebung oder Absage formulieren.

Bei all dem sparen Sie sich Vorarbeit, ohne dass schon irgendetwas entschieden wäre.

Wo die Kontrolle bei Ihnen bleiben muss

Genau da beginnt die Grenze. Ob ein Termin wirklich verschoben, abgesagt oder überhaupt angenommen wird, entscheidet nicht die KI. Was sie nicht zuverlässig einschätzen kann: die unausgesprochene Rangfolge zwischen zwei Terminen oder die Beziehung zu der Person, die eingeladen hat. Genau hier kommt Ihre Erfahrung ins Spiel.

Bei allem, was mit der Geschäftsführung, mit wichtigen Kundinnen und Kunden oder mit vertraulichen Themen zu tun hat, bleibt die letzte Entscheidung bei Ihnen. Die KI liefert höchstens den Vorschlag.

Die Faustregel: KI darf vorschlagen, Sie entscheiden

Aus meiner Erfahrung hilft dabei eine einfache Faustregel: KI darf vorschlagen, Sie entscheiden. Sobald ein Vorschlag ungeprüft zu einer echten Änderung im Kalender wird, haben Sie die Kontrolle bereits abgegeben. Und genau dort wird es teuer, wenn die KI eine Situation falsch einschätzt. Bleiben Sie deshalb bei allem, was tatsächlich im Kalender landet, die letzte Instanz.

Fazit

KI liefert Vorschläge und Vorarbeit. Rangfolge und Beziehungen kennen nur Sie, und die Entscheidung über den Kalender bleibt bei Ihnen. Wer so arbeitet, nutzt KI im Kalender als Entlastung und gibt die Kontrolle nicht ab.

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